Legge 254 dell’11 novembre
2021 sulle modifiche dei requisiti delle scritture contabili

Società Panama nuovi obblighi fiscali. Il governo di Panama ha promulgato l’11 novembre 2021, la legge 254, che introduce adeguamenti in termini di trasparenza fiscale e prevenzione del riciclaggio di denaro. Questa legge è divisa in tre punti principali; Registrazioni contabili, Due Diligence e Sistema Unico dei Beneficiari Finali.

Articolo a cura dell‘Avvocato Bertaggia di Ferrara.

In questo articolo ci concentreremo sulle modifiche relative alle modifiche degli obblighi delle Scritture Contabili relativamente alle società panamensi.

Questo dimostra come Panama si stia adeguando, giustamente, a nuovi standard qualitativi che la rendono sempre maggiormente competitiva con le altre giurisdizioni offshore, e che molti miti riguardanti queste società sono destinati a cadere, come preannunciato in quest’articolo.

Sebbene vi fosse già l’obbligo per tutte le società e le fondazioni panamensi con operazioni o attività al di fuori di Panama di mantenere registri contabili e documentazione di supporto, la recente legge inasprisce questi requisiti e obbliga le persone giuridiche a inviare almeno una copia all’agente residente ogni anno di tali registrazioni contabili e documentazione di supporto e concede obblighi di segnalazione all’agente residente per informare le autorità panamensi quali entità sono conformi a tali requisiti e quali invece non sono conformi. Maggiori dettagli di seguito.

SOCIETA’ PANAMA NUOVI OBBLIGHI FISCALI: Registrazioni contabili

Definizioni:

Registrazioni contabili: quelle che indicano in modo chiaro e preciso le operazioni della persona giuridica, i suoi beni e beni, nonché che servono a determinare la situazione finanziaria con ragionevole precisione in ogni momento e consentono la preparazione di bilanci.

Documentazione di supporto: quella che include contratti, fatture, ricevute e / o qualsiasi altra documentazione necessaria a supportare le transazioni effettuate da una persona giuridica.

Persona giuridica / Persona giuridica: si riferisce alla società o alla fondazione.

Agente residente: l’avvocato o lo studio legale che esercita il ruolo obbligatorio di agente della società o della fondazione, che funge da collegamento tra il cliente e le autorità di Panama ed è considerato soggetto obbligato a mantenere la dovuta diligenza e altri requisiti richiesti dalla legge per le entità che amministra.

– Obbligo di tenere le scritture contabili.

Le persone giuridiche che non effettuano operazioni perfezionate o consumate o che hanno i loro effetti all’interno della Repubblica di Panama, così come quelle che si dedicano esclusivamente ad essere un detentore di attività, all’interno o all’esterno del territorio panamense, sono obbligate a tenere registri contabili e mantenere la loro documentazione di supporto.

Per quanto tempo devono essere conservate le registrazioni contabili?
Le registrazioni contabili e la documentazione giustificativa devono essere conservate per un periodo minimo di 5 anni, conteggiate a partire dall’ultimo giorno dell’anno civile in cui sono state generate le operazioni per le quali si applicano tali registrazioni contabili.

Dove dovrebbero essere conservate queste registrazioni contabili?
Le registrazioni contabili e la documentazione di supporto possono essere conservate presso gli uffici dell’agente residente a Panama o in qualsiasi altro luogo, all’interno o all’esterno di Panama, come determinato dalle agenzie amministrative della persona giuridica.

Le persone giuridiche sono tenute a fornire annualmente all’agente residente, a partire dal 30 aprile, le scritture contabili o una copia delle scritture contabili relative all’esercizio fiscale conclusosi il 31 dicembre dell’anno immediatamente precedente.

Obbligo di tenere sempre aggiornate le informazioni.
Le persone giuridiche sono tenute a informare l’agente residente in caso di cambiamento nella persona che conserva le registrazioni contabili o la documentazione di supporto in loro custodia.

Le persone giuridiche sono tenute a comunicare annualmente per iscritto all’agente residente il nome e i recapiti della persona che conserva le scritture contabili e la documentazione giustificativa in loro custodia e l’indirizzo fisico in cui sono conservati.

Documentazione di supporto.

Su richiesta dell’autorità competente, oltre alle scritture contabili o alle copie delle scritture contabili, le persone giuridiche sono tenute a fornire all’agente residente la documentazione giustificativa delle scritture contabili entro il termine stabilito dall’autorità competente, al fine di soddisfare l’obbligo.

Le scritture contabili devono essere fornite come segue:

1. Nel caso di persone giuridiche che non esercitano atti commerciali e che esercitano esclusivamente attività di detenzione di attività, esse forniscono informazioni che dimostrano il valore delle attività detenute, i redditi percepiti da tali attività e le passività relative a tali attività.

2. Nel caso di persone giuridiche che esercitano atti commerciali, esse mettono a disposizione il giornale contabile ed i registri della contabilità.

In caso di richiesta da parte dell’autorità competente, le persone giuridiche sono tenute a fornire qualsiasi documentazione giustificativa ed informazioni supplementari entro il termine richiesto dall’autorità competente.

– Tempo per rispettare questo obbligo per le società esistenti.

Le persone giuridiche stabilite prima dell’entrata in vigore della legge (prima dell’11 novembre 2021), avranno un periodo di (6) sei mesi, per consegnare all’agente residente le registrazioni contabili o le copie delle registrazioni contabili, da mantenere negli uffici dell’agente residente a Panama.
Trascorsi i sei mesi indicati, oltre a una copia delle scritture contabili, le persone giuridiche sono tenute a fornire all’agente residente la documentazione giustificativa delle scritture contabili entro il termine stabilito dall’autorità competente al fine di ottemperare all’obbligo.

Sulle entità attualmente sospese e le loro scritture contabili.

Nel caso in cui le persone giuridiche siano sospese nel Registro Pubblico prima dell’entrata in vigore della Legge 254, per essere riattivate devono fornire al loro agente residente le registrazioni contabili o le copie delle registrazioni contabili da conservare negli uffici dell’agente residente a Panama. Nel caso in cui le persone giuridiche siano sospese nel Pubblico Registro prima dell’entrata in vigore della legge, oltre a una copia delle scritture contabili, le persone giuridiche saranno obbligate a fornire all’agente residente la documentazione giustificativa delle scritture contabili entro il termine stabilito dall’autorità competente al fine di ottemperare all’obbligo.

In caso di cambio di agente residente.
La persona giuridica deve fornire al nuovo agente residente, prima della registrazione della sua nomina nel registro pubblico, le registrazioni contabili e la documentazione di supporto o copie delle registrazioni contabili e della documentazione giustificativa, qualunque sia il caso, che deve essere conservata negli uffici del nuovo agente residente all’interno della Repubblica di Panama. Nel caso di persone giuridiche i cui registri e documenti giustificativi sono conservati in qualsiasi luogo diverso dagli uffici dell’agente residente, all’interno o all’esterno della Repubblica di Panama, devono comunicare il nome e i dettagli di contatto della persona che conserva le registrazioni contabili e la documentazione di supporto in loro custodia e l’indirizzo fisico in cui sono conservati.

In caso di scioglimento.
Le scritture contabili e la documentazione giustificativa o le copie delle scritture contabili e della documentazione giustificativa, in ogni caso, rispettivamente ai cinque anni precedenti la registrazione dello scioglimento,devono essere conservate e messe a disposizione dall’agente residente della persona giuridica per un periodo minimo di cinque anni, conteggiato dalla registrazione dello scioglimento nel Registro Pubblico di Panama. In questo caso, il Registro Pubblico di Panama registrerà solo il rispettivo atto pubblico di scioglimento che include la dichiarazione espressa dell’agente residente che indica che mantiene in suo possesso le registrazioni contabili e la documentazione di supporto o copie delle registrazioni contabili e della documentazione di supporto, qualunque sia il caso, in conformità con le disposizioni della legge. Il Registro Pubblico registrerà solo gli atti che contengono l’espressa dichiarazione di conformità alle disposizioni di cui sopra, da parte del nuovo agente residente.

Affidavit alla DGI sulle Scritture Contabili:

L’agente residente deve presentare alla DGI (Direzione Generale delle Entrate) una dichiarazione giurata, annualmente, a partire dal 15 luglio, contenente un elenco delle persone giuridiche per le quali esercita il servizio di agente residente, comprensivo del nome, RUC (numero di identificazione fiscale di Panama) e contenente quanto segue:

1. Persone giuridiche le cui registrazioni contabili originali e la documentazione di supporto sono conservate negli uffici dell’agente residente a Panama.

2. Le persone giuridiche le cui scritture contabili e la cui documentazione giustificativa sono conservate in un luogo diverso dagli uffici dell’agente residente e certificano di avere copie delle scritture contabili e il nome e i recapiti della persona che conserva in custodia le scritture contabili originali e la documentazione giustificativa e l’indirizzo fisico in cui sono conservate.

3. Persone giuridiche di cui non dispongono delle informazioni di cui ai paragrafi 1 e 2 di cui sopra. L’autorità competente può applicare sanzioni alle persone giuridiche che l’agente residente include nella dichiarazione di cui al presente paragrafo.

L’organo esecutivo disciplina il formato in cui tale dichiarazione deve essere presentata.

Per quanto riguarda le persone giuridiche stabilite prima dell’entrata in vigore di questa legge, l’agente residente deve inviare la prima dichiarazione entro trenta giorni di calendario, conteggiati dalla data di scadenza del periodo di sei mesi dato dalla legge in modo che le società esistenti rispettino questo requisito, cioè il 12 giugno, 2022.

Aggiuntivo sulle Scritture Contabili

Le autorità possono richiedere la documentazione in qualsiasi momento.
In tutti i casi in cui l’autorità competente richieda la documentazione giustificativa dalle scritture contabili, la persona giuridica deve fornire la documentazione all’agente residente entro il termine stabilito dall’autorità competente, in conformità con le norme della presente legge.

L’autorità competente può richiedere all’agente residente le scritture contabili e la documentazione giustificativa in qualsiasi momento in conformità alle disposizioni di legge, per il fedele adempimento delle sue funzioni.

Riservatezza delle informazioni e della documentazione.
L’autorità competente ai fini della cooperazione nazionale e internazionale può richiedere qualsiasi informazione in conformità con le disposizioni della presente legge e dei suoi regolamenti, senza che ciò costituisca una violazione della riservatezza.

Tutte le informazioni che vengono consegnate all’autorità competente in conformità con questa legge e i suoi regolamenti da agenti residenti, direttori, dignitari, dipendenti rappresentativi, non costituiranno una violazione del segreto professionale o restrizioni alla divulgazione di informazioni, derivanti dalla riservatezza imposta dal contratto o da qualsiasi disposizione legale o normativa e non implicheranno alcuna responsabilità per gli agenti residenti o per i suoi dignitari, direttori, dipendenti o rappresentanti.

Le informazioni ricevute dall’autorità competente dell’agente residente sono tenute in stretta riservatezza e possono essere utilizzate dall’autorità competente solo per il fedele svolgimento delle sue funzioni, in conformità con le rispettive leggi. Il mancato rispetto di tale obbligo di riservatezza da parte di un funzionario è punito come reato amministrativo grave, fatta salva la responsabilità civile e penale che ne deriva.

L’organo esecutivo disciplina la forma e l’ora in cui l’agente residente, su richiesta dell’autorità competente, deve inviare copia delle scritture contabili e della documentazione giustificativa.

Sanzioni

Sanzioni per le persone giuridiche per il mancato rispetto delle scritture contabili:
le persone giuridiche che non rispettano gli obblighi delle registrazioni contabili saranno sanzionate con una multa da USD 5.000 a USD 1.000.000 considerando la gravità della colpa, la recidiva e l’entità del danno.

Inoltre, al Registro Pubblico sarà ordinato di sospendere i diritti societari della persona giuridica che non si conforma, fatto salvo il suo rispetto degli obblighi stabiliti dalla legge, dai suoi regolamenti e regolamenti. La DGI ha il potere di ordinare al registro pubblico di liquidare con la forza amministrativa la persona giuridica.

Sanzioni all’agente residente per il mancato rispetto delle registrazioni contabili: la DGI sanzionerà l’agente residente che non rispetta gli obblighi della presente legge con multe da USD 5.000 a 100.000, considerando la gravità della colpa, la recidiva e l’entità del danno. Saranno applicabili anche quando nei processi di supervisione viene rilevata una non conformità agli obblighi stabiliti dalla presente legge.

Contro tali sanzioni possono essere presentati ricorsi per riesame e ricorso, conformemente alle disposizioni della procedura fiscale ordinaria. Il ramo esecutivo disciplina la procedura per l’applicazione delle sanzioni.